Возможности · 06
Файлы: вложение и документ — одно и то же
Обычно файл живёт в двух местах одновременно: в переписке, где его обсуждали, и в хранилище, где он лежит как документ. Из-за этого возникают расхождения версий. В ВЕСТЕ это один объект: вложение в диалоге и файл на диске — разные виды одной записи.
Связь с диалогом
Отправленный в диалог файл сразу попадает в раздел «Файлы» этого диалога и на общий диск рабочего пространства. Открыв файл на диске, можно перейти к сообщению, где он обсуждался, и наоборот. Для рабочих задач это снимает вопрос «а что по нему решили»: обсуждение всегда рядом с документом.
Версии
При отправке файла с тем же именем в тот же диалог платформа предлагает сохранить его новой версией. История версий содержит автора, дату, размер и комментарий к правке. Прошлые версии доступны для скачивания и восстановления, ссылка на файл при этом не меняется — получатель всегда видит актуальную версию.
| Действие | Кто может | Отражается в журнале |
|---|---|---|
| Загрузить новую версию | Участники с правом изменения | Да |
| Восстановить прошлую версию | Автор файла, администратор | Да |
| Удалить версию | Администратор | Да, с указанием причины |
| Скачать | По праву доступа | Да, при включённом контроле |
| Просмотреть без скачивания | По праву доступа | Да |
Права доступа
Права назначаются на папку и наследуются вложенными объектами, но могут быть переопределены на отдельном файле. Поддерживаются четыре уровня: просмотр без скачивания, просмотр со скачиванием, изменение, полное управление. Уровень «просмотр без скачивания» полезен для документов, которые не должны покидать контур: содержимое отображается в предпросмотре, кнопка загрузки недоступна, снимок экрана в мобильных приложениях фиксируется в журнале.
Ссылки на файлы могут иметь ограниченный срок действия, ограничение по числу открытий и требование входа. Внешняя ссылка без входа возможна только если это разрешено политикой организации.
Предпросмотр и поиск
Без загрузки на устройство открываются текстовые документы, таблицы, презентации, PDF, изображения, распространённые форматы чертежей, архивы (список содержимого), видеозаписи встреч. Для сканов и фотографий выполняется распознавание текста, после чего файл включается в поиск по содержимому.
Поиск ищет одновременно по названию, содержимому, автору и диалогу. Уточнения: период, тип, размер, наличие подписи, источник (переписка, встреча, канал).
Хранение и удаление
Каждый файл хранится в трёх копиях на разных площадках, целостность проверяется ежедневно сверкой контрольных сумм. Удалённый файл помещается в корзину на 30 суток, после чего удаляется окончательно, включая копии. Для организаций настраивается политика хранения: автоматическое удаление по истечении срока, запрет удаления до окончания срока, обязательная архивная выгрузка перед удалением.
Журнал обращений
Для служебных документов ведётся журнал: кто открывал, когда, с какого устройства, скачивал ли, изменял ли права. Журнал доступен владельцу файла и службе информационной безопасности организации, хранится 12 месяцев и выгружается в машиночитаемом виде для проверок.